電話でのミスを防ぐために覚えておきたいこと
社会人となって会社に入ると、すべてのことが新しく勉強の毎日となります。
普段の生活でも当たり前のようにしていることでも、ビジネスとなると違う感覚で行わないといけないこともありますので、きちんとプロ意識を持って学び働くことが重要です。
その一つと言えるのが電話の応対です。
誰でも普通に電話に出て話すことは日常的にしていますが、ビジネスではマナーが必要とされますし、大事な話を受け継ぐためにミスをしないように注意しなければなりません。
特に新人の場合は、大事なポイントを逃してしまったり、緊張してしまったりしてミスを犯してしまいがちです。
そのため、特に、明るく丁寧に対応すること、要件は復唱するという二つのことを意識して行うようにしましょう。
電話は姿が見えず声だけですので、その分ちょっとした言い方や口調で相手の機嫌を損ねてしまうこともありますから、努めてはっきりと丁寧に話すことが大事です。
また、その場で聞いて自分なりに理解していても、聞き違いが生じていることもありますので、必ず用件をその場で繰り返して話し、相手にきちんと確認することも忘れないようにしましょう。
電話を受ける時のマナー
電話を受ける時は、まず相手を待たせないということが大事ですので、電話が鳴り始めたらできるだけ早く取るようにしましょう。
そして、普段から電話のそばにメモ帳とペンを置いておくようにして、用件をメモできるようにしておくことも大事です。
そばに筆記用具がないと、メモしたい時に相手を待たせてしまうことになりますので、前もって準備しておくことがカギです。
電話が終わっても、こちらから先に切るのではなく、相手が切るまで待つようにすることもマナーの一つです。
基本的には電話をかけてきた方が切るまで待つということですが、相手が目上だったり依頼主だったりする場合は、その関係性によっても変わります。
また、こちらが電話をかける時には、あらかじめ言いたいことを箇条書きにして書いておくなどして、無駄な話をすることがないようにまとめておくことがポイントです。
相手が忙しそうな雰囲気である時や、話が長くなる時は、簡単に用件を伝えて時間があるかどうかを尋ねるというのも、マナーの大事な点です。
電話の対応をする時の注意点
外にいる時や、騒音がする場所で電話がかかってきた時は、電話がしっかりと聞き取れるかどうか、相手に騒音が入っていないかにもよりますが、後から自分で連絡するということを伝えることもできます。
もちろん、その時は相手の名前や所属を聞き、何分後にかけるということを伝えた上で、その約束を守るようにしましょう。