メールや手紙での基本的なマナー
SNSなどの気軽な連絡手段が発達しているとはいえ、あくまでそれは普段の生活での話であって、ビジネスの場ではメールや手紙を利用するケースがほとんどです。
最近の学生などはメール自体を使わないことも多くなっていますので、SNS感覚でビジネスメールを送ってしまうと、用件が正しく伝わらないばかりか、相手に非常に失礼になってしまうこともあります。
そのため、しっかりと基本的なマナーを守るようにしましょう。
まず、誤字脱字がないようにすること、言葉の省略やくだけた言葉を使っていないかを確認することが大事で、全文書き終わったら最初から最後までじっくりと読んでチェックしましょう。
そして、ビジネスにふさわしい敬語や表現を使っているかも大事な点です。
用件が分かりやすく簡潔に伝わっているかということも考えるべき点で、ダラダラと長い文書ではなく簡潔でポイントを突いた文かどうかも考えましょう。
メールの書き方
メールを書く時には、ある程度の構成というものを意識しましょう。
まず、タイトルのところには用件を書き、本文の頭には宛先を書きますが、会社名や所属名は省略せず正式名称を使うことがマナーです。
また、その下にあいさつと自己紹介を入れることも忘れないようにしましょう。
手紙のように長い時候のあいさつはいりませんが、「いつもお世話になっております。」という程度の言葉を入れるようにします。
そして、誰からのメールなのかが分かるように、会社名と名前、以前に会ったことがあるのであれば、そのことについて触れるのも良いでしょう。
本文では用件を簡潔に分かりやすくするよう努めます。
最後に、署名として自分の名前や所属名を記載しておくようにします。
この際、自分の連絡先として電話番号などを記載しておくことで、相手と複数の連絡手段を持つことができます。
メールを送る時の注意点
複数の人にメールを送る時に最も注意しなければならないのが、Bccの使い方です。
Bccに送信先を入れると、相手にはそのメールアドレスなどが見えなくなりますのでプライバシーを守ることになります。
一方のCcは、送信相手がすべて見えてしまいますので、Bccに入れるべき送信者をこちらに入れていないか確実にチェックするようにしなければなりません。
また、長い文は見づらく疲れてしまいますので、適度に改行を入れるということも意識します。
これは普通の手紙でも言えることで、話の要点が変わるところに入れるのはもちろん、数行ごとに段落を空けるようにすると読みやすくなります。
さらに、メールを送る時にはできるだけスマホからではなくパソコンから送るというのも大事で、より見やすく整ったメールを送ることにつながります。